studi dokumen, kajian dokumen

Studi Dokumen dan atau Kajian Dokumen: 
Teknik Pengumpulan Data Dalam Penelitian Kualitatif

Majid Wajdi
e-mail: mawa2id@gmail.com

 

Pengantar

     Berdasarkan pengalaman membimbing tugas akhir (TA) mahasiswa, ada istilah yang sering dikacaukan yaitu istilah studi pustaka dan studi dokumen. Istilah ini sering dikacaukan terutama dalam metode pengumpulan data. Untuk itulah tulisan ini diturunkan agar tidak terjadi kesalah-pahaman. Untuk melengkapi pemahaman kita tentang  Menulis Proposal Penelitian, kali ini kita akan membahas Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif. Dalam metodologi penelitian kualitatif, ada berbagai metode pengumpulan data/sumber yang biasa digunakan. Jamesh Mc. Millan dan Sally Schumacer dalam Research in Education: A Conceptual Introduction, mengemukakan empat strategi pengumpulan data dengan multi-metode dalam penelitian kualitatif, yaitu dengan observasi partisipatif, wawancara mendalam (in depth interview), studi dokumen dan artefak, serta teknik pelengkap. Dalam kesempatan ini, yang akan dibahas lebih lanjut adalah mengenai strategi pengumpulan data melalui metode dokumen.

Bungin (2007: 121) menjelaskan bahwa “Metode dokumenter adalah salah satu metode pengumpulan data yang digunakan dalam metodologi penelitian sosial untuk menelusuri data histories”. Sedangkan Sugiyono (2007: 329) menyatakan bahwa Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu yang berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang”. Metode atau studi dokumen, meski pada mulanya jarang diperhatikan dalam metodologi penelitian kualitatif, pada masa kini menjadi salah satu bagian yang penting dan tak terpisahkan dalam metodologi penelitian kualitatif. Hal ini disebabkan oleh adanya kesadaran dan pemahaman baru yang berkembang di para peneliti, bahwa banyak sekali data-data yang tersimpan dalam bentuk dokumen dan artefak. Sehingga penggalian sumber data lewat studi dokumen menjadi pelengkap bagi proses penelitian kualitatif. Bahkan Guba seperti dikutip oleh Bungin (2007) menyatakan bahwa tingkat kredibilitas suatu hasil penelitian kualitatif sedikit banyaknya ditentukan pula oleh penggunaan dan pemanfaatan dokumen yang ada.

1 Pengertian

Yang dimaksud studi dokumen (document study) atau kajian dokumen adalah salah satu metode pengumpulan data dalam sebuah penelitian. Dokumen yang dimaksudkan di sini adalah dapat berupa buku, novel/cerpen, monograf, CD, album foto, daftar nilai mahasiswa yang berbentuk tulis atau cetak dan lain-lain. 
 Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan tertulis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.

Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

Macam-Macam Bahan dan Jenis Dokumen

Menurut Burhan Bungin (2008: 122) bahan dokumen itu berbeda secara gradual dengan literatur, dimana literatur merupakan bahan-bahan yang diterbitkan sedangkan dokumenter adalah informasi yang disimpan  atau didokumentasikan sebagai bahan dokumenter. Mengenai bahan-bahan dokumen tersebut, Sartono Kartodirdjo (dikutip oleh Bungin, 2008: 122) menyebutkan berbagai bahan seperti; otobiografi, surat pribadi, catatan harian, momorial, kliping, dokumen pemerintah dan swasta, cerita roman / rakyat, foto, tape, mikrofilm, disc, compact disk, data di server / flashdisk, data yang tersimpan di web site, dan lainnya.

Dari bahan-bahan dokumenter di atas, para ahli mengklasifikasikan dokumen ke dalam beberapa jenis diantaranya;

• Menurut Bungin (2008: 123) dokumen pribadi dan dokumen resmi.Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, dan otobiografi. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan.(termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)
• Menurut Sugiyono (2005: 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya.Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.
• Menurut E. Kosim (1988: 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

Posisi Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif

Metode dokumenter merupakan salah satu jenis metode yang sering digunakan dalam metodologi penelitian sosial yang berkaitan dengan teknik pengumpulan datanya. Terutama sekali metode ini banyak digunakan dalam lingkup kajian sejarah. Namun sekarang ini studi dokumen banyak digunakan oleh lapangan ilmu sosial lainnya dalam metodologi penelitiannya, karena sebagian besar fakta dan data sosial banyak tersimpan dalam bahan-bahan yang berbentuk dokumenter. Oleh karenanya ilmu-ilmu sosial saat ini serius menjadikan studi dokumen dalam teknik pengumpulan datanya.

Data dalam penelitian kualitatif kebanyakan diperoleh dari sumber manusia atau human resources, melalui observasi dan wawancara. Akan tetapi ada pula sumber bukan manusia, non human resources, diantaranya dokumen, foto dan bahan statistik. Studi dokumen yang dilakukan oleh para peneliti kualitatif, posisinya dapat dipandang sebagai ”nara-sumber” yang dapat menjawab pertanyaan; ”Apa tujuan dokumen itu ditulis?; Apa latarbelakangnya?; Apa yang dapat dikatakan dokumen itu kepada peneliti?; Dalam keadaan apa dokumen itu ditulis?; Untuk siapa?” dan sebagainya(Nasution, 2003: 86).

Menurut Sugiyono (2005: 83) studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif. Bahkan kredibilitas hasil penelitian kualitatif ini akan semakin tinggi jika melibatkan / menggunakan studi dokumen ini dalam metode penelitian kualitatifnya hal senada diungkapkan Bogdan (seperti dikutip Sugiyono) “in most tradition of qualitative research, the phrase personal document is used broadly to refer to any first person narrative produce by an individual which describes his or her own actions, experience, and beliefs”.  

Metode kualitatif menggunakan beberapa bentuk pengumpulan data seperti transkrip wawancara terbuka, deskripsi observasi, serta analisis dokumen dan artefak lainnya. Data tersebut dianalisis dengan tetap mempertahankan keaslian teks yang memaknainya. Hal ini dilakukan karena tujuan penelitian kualitatif adalah untuk memahami fenomena dari sudut pandang partisipan, konteks sosial dan institusional. Sehingga pendekatan kualitatif umumnya bersifat induktif. Selain itu, di dalam penelitian kualitatif juga dikenal tata cara pengumpulan data yang lazim, yaitu melalui studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka (berbeda dengan Tinjauan Pustaka) dilakukan dengan cara mengkaji sumber tertulis seperti dokumen, laporan tahunan, peraturan perundangan, dan diploma/sertifikat. Sumber tertulis ini dapat merupakan sumber primer maupun sekunder, sehingga data yang diperoleh juga dapat bersifat primer atau sekunder. Pengumpulan data melalui studi lapangan terkait dengan situasi alamiah. Peneliti mengumpulkan data dengan cara bersentuhan langsung dengan situasi lapangan, misalnya mengamati (observasi), wawancara mendalam, diskusi kelompok (Focused group discussion), atau terlibat langsung dalam penilaian(Djoko Dwiyanto, djoko_dwiy@ugm.ac.id).

Kajian dokumen merupakan sarana pembantu peneliti dalam mengumpulkan data atau informasi dengan cara membaca surat-surat, pengumuman, iktisar rapat, pernyataan tertulis kebijakan tertentu dan bahan-bahan tulisan lainnya. Metode pencarian data ini sangat bermanfaat karena dapat dilakukan dengan tanpa mengganggu obyek atau suasana penelitian. Peneliti dengan mempelajari dokumen-dokumen tersebut dapat mengenal budaya dan nilai-nilai yang dianut oleh obyek yang diteliti. Pengumpulan data perlu didukung pula dengan pendokumen­tasian, dengan foto, video, dan VCD. Dokumentasi ini, menurut Endraswara, akan berguna untuk mengecek data yang telah terkumpul. Pengumpulan data sebaiknya dilakukan secara bertahap dan sebanyak mungkin peneliti berusaha mengumpulkan. Maksudnya, jika nanti ada yang terbuang atau kurang relevan, peneliti masih bisa memanfaatkan data lain. Dalam fenomena budaya, biasanya ada data yang berupa tata­cara dan perilaku budaya serta sastra lisan.

Penggunaan Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif

Seperti telah dikemukakan di atas, bahwa studi dokumen menjadi metode pelengkap bagi penelitian kualitatif, yang pada awalnya menempati posisi yang kurang dimanfaatkan dalam teknik pengumpulan datanya, sekarang ini menjadi bagian yang tak terpisahkan dari teknik pengumpulan data dalam metodologi penelitian kualitatif. Hal senada diungkapkan Nasution (2003; 85) bahwa meski metode observasi dan wawancara menempati posisi dominan dalam penelitian kualitatif, metode dokumenter sekarang ini perlu mendapatkan perhatian selayaknya, dimana dahulu bahan dari jenis ini kurang dimanfaatkan secara maksimal. Ada catatan penting dari Sugiyono (2005: 83) mengenai pemanfaatan bahan dokumenter ini, bahwa tidak semua dokumen memiliki kredibilitas yang tinggi, sehingga harus selektif dan hati-hati dalam pemanfaatannya.

Ada beberapa keuntungan dari penggunaan studi dokumen dalam penelitian kualitatif, seperti yang dikemukakan Nasution (2003: 85):

• Bahan dokumenter itu telah ada, telah tersedia, dan siap pakai.
• Penggunaan bahan ini tidak meminta biaya, hanya memerlukan waktu untuk mempelajarinya.
• Banyak yang dapat ditimba pengetahuan dari bahan itu bila dianalisis dengan cermat, yang berguna bagi penelitian yang dijalankan.

• Dapat memberikan latar belakang yang lebih luas mengenai pokok penelitian.
• Dapat dijadikan bahan triangulasi untuk mengecek kesesuaian data.
• Merupakan bahan utama dalam penelitian historis

Dokumen sebagai sumber data banyak dimanfaatkan oleh para peneliti, terutama untuk untuk menguji, menafsirkan dan bahkan untuk meramalkan. Lebih lanjut Moleong (2007: 217) memberikan lasan-alasan kenapa studi dokumen berguna bagi penelitian kualitatif, diantaranya;

• Karena merupakan sumber yang stabil, kaya dan mendorong.
• Berguna sebagai bukti (evident) untuk suatu pengujian.
• Berguna dan sesuai karena sifatnya yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir, dan berada dalam konteks.
• Relatif murah dan tidak sukar ditemukan, hanya membutuhkan waktu.
• Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.

Kajian Isi Dokumen (Content Analysis Document)

Penggunaan dokumen ini berkaitan dengan apa yang disebut analisa isi. Cara menganalisa isi dokumen ialah dengan memeriksa dokumen secara sistematik bentuk-bentuk komunikasi yang dituangkan secara tertulis dalam bentuk dokumen secara obyektif. Kajian isi atau content analysis document ini didefinisikan oleh Berelson yang dikutip Guba dan Lincoln, sebagai teknik penelitian untuk keperluan mendeskripsikan secara objektif, sistematis dan kuantitatif tentang manifestasi komunikasi. Sedangkan Weber menyatakan bahwa kajian isi adalah metodologi penelitian yang memanfaatkan seperangkat prosedur untuk menarik kesimpulan yang sahih dari sebuah buku atau dokumen. Definisi lain dikemukakan Holsti, bahwa kajian isi adalah teknik apapun yang digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan, dan dilakukan secara objektif, dan sistematis (Moleong, 2007: 220).

Prinsip dasar dari kajian isi, menurut Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007: 220-221) memiliki lima ciri utama, yaitu:

• Prosesnya harus mengikuti aturan. Aturan itu sendiri haruslah berasal dari kriteria yang ditentukan, dan prosedur yang ditetapkan.
• Prosesnya sistematis.
• Prosesnya diarahkan untuk menggenerealisasi.
• Mempersoalkan isi yang termanifestasikan
• Menekankan analisis secara kuantitatif, namun hal tersebut dapat pula dilakukan bersama analisis kualitatif.

Dalam makalah berjudul Qualitative Content Analysis karya Philipp Mayring (yang dikutip Moleong, 2007: 222) dijabarka ide dasar analisis konten dalam bidang komunikasi yang didasarkan atas empat hal:

• Menyesuaikan materi ke dalam model komunikasi.
• Aturan analisis; materi yang dianalisis secara bertahap mengikuti aturan prosedur, yaitu membagi materi ke dalam satuan-satuan.
• Kategori adalah pusat dari analisis. Aspek-aspek  interpretasi teks mengikuti pertanyaan penelitian, dimasukan ke dalam kategori. Kategori ini ditemukan dan direvisi di dalam proses analisis
• Kriteria kredibilitas dan validitas.

Dalam metode sejarah, pembahasan mengenai analisis konten dokumen ini merupakan bagian yang penting yang akan mempertaruhkan kerdibilitas hasil penelitian sejarah. Oleh karenanya pembahasan kajian isi ini memiliki segmen khusus dalam pembahasan dan penggunaannya. Adapun yang terpenting dari kajian isi ini berkaitan dengan kritik intern (kredibilitas) dan kritik ekstern (otentisitas) sumber data. Renier (1997: 115) mencoba memberikan gambaran mengenai perbedaan kritik intern dan ekstern ini dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan yang biasa dipakai oleh kedua bentuk kritik tersebut. Dalam kritik ekstern pertanyaan yag dimunculkan berupa; Apakah jejak yang saya yakini ini ada?, Apakah yang diceritakannya kepada saya, dan apa yang dituntutnya itu ada?, Dalam bentuk bagaimana dia menulisnya?,  lalu setelah pertanyaan tersebut coba dikaji dan dianalisis, maka pertanyaan selanjutnya adalah; Dapatkah saya mempercayai pesan yang ada di dalam jejak ini untuk saya pergunakan? Apakah benar-benar kesudahan dari serangkaian peristiwa-peristiwa yang dalam pengamatan pertama, kemunculannya ada? Atau Adakah disekitarnya suatu serangkaian yang kurang jelas?, untuk menjawab pertanyaan tersebut maka diterapkan kritik intern.

 Kuntowijoyo (1995: 99)bahwa sederhananya kritik ekstern (masalah otentisitas) itu mencoba mengkaji suatu dokumen untuk membuktikan keaslian sumbernya, yaitu dengan meneliti bagaimana kertasnya, tintanya, gaya tulisannya, bahasanya, kalimatnya, ungkapannya, kata-katanya, hurufnya, dan semua penampilan luarnya, untuk mengetahui otentisitasnya. Jika masalah otentisitas telah diverifikasi, selanjutnya peneliti melakukan uji kredibilitas (kritik intern), apakah dokumen tersebut dapat dipercaya?. Hal ini dilakukan dengan cara melakukan komparasi mengenai informasi yang tertuang di dalam dokumen tersebut dengan data lain yang memiliki kesamaan waktu, tempat peristiwa.

Lebih jauh Kosim (1988: 34) menjabarkan secara detail mengenai kajian isi dokumen dengan kritik ekstern dan intern. Masalah otentisitas dokumen (kritik ekstern) berupaya menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu

• Apakah sumber tersebut memang sumber yang kita kehendaki? Singkatnya apakah sumber tersebut palsu atau tidak?. Bisa dikaji dengan meneliti; tanggal, materi yang dipakai seperti tinta, pengarang, tulisan tangan, tanda tangan, materai, jenis huruf.
• Apakah sumber itu asli atau turunan?. Disini digunakan analisis sumber. Jaman dulu cara menggandakan sebuah dokumen dengan menyalin lewat tulisan tangan, berbeda dengan sekarang menggunakan mesin fotocopy dan teknologi komputer dan scanner.
• Apakah sumber itu utuh atau sudah berubah?. Disini digunakan kritik teks, seperti yang banyak digunakan para ahli filologi.
• Langkah selanjutnya menurut Kosim, melakukan kritik intern yang bertugas menjawab pertanyaan Apakah kesaksian yang diberikan oleh sumber itu kredibel / dapat dipercaya?. Langkah-langkah untuk menjawabnya sebagai berikut: (1) Mengadakan penilaian intrinsik (yang hakiki) terhadap sumber. Dimulai dengan menentukan sifat dari sumber, lalu menyoroti pengarang sumber tersebut (2).Komparasi dengan kesaksian dari berbagai sumber.

DAFTAR PUSTAKA

• Ardhana. Teknik Pengumpulan Data Kualitatif.       
• sumber: http://ardhana12.wordpress.com/2008/02/08/teknik-pengumpulan-data-kualitatif/
•  
• Bungin, M. Burhan. 2008. Penelitian Kualitatif; Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan
• Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana.

•  Dawi, Amir Hasan. Bincangkan Langkah-Langkah Asas dalam Membuat Penyelidikan
•  Sosiologi. Tersedia:  http://tuanmat.tripod.com/penyelidikan.html
•  Dwiyanto, Djoko. Metode Kualitatif: Penerapannya Dalam Penelitian. Sumber:
•  http://inparametric.com/djoko_dwiy@ugm.ac.id/
•  Endraswara, Suwardi. Model Telaah Budaya: Etnografi dan Folklore.  Sumber:
•   http://fisip.untirta.ac.id/teguh/?p=16/
•  Gottschalk, Louis. 1986. Understanding History; A Primer of Historical Method 
• . Jakarta: UI Press  (Penterjemah Nugroho Notosusanto).
•  Kosim, E. 1988. Metode Sejarah; Asas dan Proses. Bandung: Jurusan Sejarah UNPAD (untuk
•  kalangan sendiri)
•  Kuntowijoyo. 1995. Pengantar Ilmu Sejarah.  Yogyakarta: Bentang Budaya.
•  Mc. Millan, Jamesh dan Sally Schumacer. tt. Research in Education:  A Conceptual Introduction 
• (Terjemahan). London: Longman.
•  Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif.  Bandung: Remaja Rosda Karya.
•  Nasution, S. 2003. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif.  Bandung: Tarsito.
• (Penerjemah Muin Umar)
•  Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif.  Bandung: ALFABETA.
• 
  
  Studi Dokumen dan atau Kajian Dokumen: 
  Teknik Pengumpulan Data Dalam Penelitian Kualitatif